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信息系统平台在协同设计中的重要性

 ■ 李远刚


这是一个日新月异的时代,短短几年时间,从互联网-大数据-人工智能,我们正在经历着这样一个快速变革的技术发展时代。然而我们所在的建筑工程设计行业,却仿佛被信息技术遗忘或边缘化了。到目前为止,除了最热闹的BIM信息模型外,好像其它都与此无关,无论设计本身或设计管理而言,我们所采用的工具和手段几乎没有根本性的改变,二维协同平台虽然对于提高工作效率和出错率确实带来了革命性的变化,但是从2012年开始应用到目前为止,也仅仅作为一种生产工具而存在,而谈不上完全的信息化。这些应用工具相对于当今信息时代,根本谈不上我们已经跟上了时代的发展,而是远远落后了。信息化建设对于公司长远发展来说已经到了刻不容缓的地步,建立在信息化平台上的设计及管理才能实现数据的协作和流转,通过数据的协作和流转。才能打破传统的信息碎片化、分散化的模式,实现设计管理一体化。

结合协同设计管理流程,大致可以从以下几个方面的实践来探讨。

一、协同设计平台化的重要性

2012年到目前为止,虽然一直在说我们的设计均是基于二维协同平台,能够保证底图一致性,大幅减少错漏碰缺,实际上仅仅是利用了CAD外部参照功能基于一定规则的一种绘图手段而已,不能完全称之为平台。寻找一个适合公司协同设计的信息平台成了我们一直想要做的事。

幸运的是在2018年的时候,看到了一些相关设计院信息系统管理方面的软件,里面有一个重要的模块就是协同设计,这给了我们很大的启发。于是在2019年我们启动并实施了设计信息系统平台。

对于设计院来说,为什么一定要把协同设计融入到软件里?

设计院最根本的是生产,如果不把生产的工具纳入到管理平台里,就等于我们的设计管理出现百分之七八十的漏洞,虽然可以辅助其它的办公软件进行管理,但可能需要耗费大量的管理成本,在生产任务繁重的情况下,我们希望给各个生产环节的设计师减少管理成本,把有限的精力多花在设计里。只有把协同设计融入到信息系统平台里,让平台自动记录整个设计过程的信息,才能把大家解放出来。同时,作为管理者,也不必单独花费更多的时间和精力来搜集统计设计信息,大家按照既定规则进行生产,最终通过平台可得出我们想要的数据,通过各种数据分析,我们可以知道项目的基本情况,及时发现问题,纠正问题,特别是考核,也为我们提供重要的数据支撑。


二、协同设计在信息系统平台的应用

信息平台的建设和管理,并不是简单地把原来的协同设计移植到信息系统平台里,而是整合了协同设计、项目管理流程、质量控制要求的结果。

在公司制定的各设计阶段的流程里,在《协同设计互提条件规定》各阶段的要求里,我们需要完成各阶段的提资、校审动作,每个项目在项目启动时项目负责人都会制定一个总体的项目计划,然后大家按照这个计划互反条件就行,但现状是,由于设计时间都非常紧张,条件变化较多,很多时候大家只记得最终的出图时间,中间的各种条件互提只能灵活处理,或者干脆忽略掉,项目管理的流程基本流于形式。之前经常有人抱怨上游专业没有提条件,或条件深度不够,而上游专业反过来说的最多的一句话就是,我已经提了在服务器里。在没有平台之前,对于大家相互抱怨条件互反的情况,我们无法查证谁对谁错,因为根本没有留下任何痕迹。

当然为了完善互提条件的重要流程,也设计了各类管理表格或者工具,做过各种培训,但始终未得到根本性解决,分析其原因有二:1、项目的设计周期要求越来越短,大家更希望采取用面对面沟通的方式快速解决问题。2、如果认真按照流程要求每个节点都需要填写各种表格并确认,项目完成后,还有收集整理、统计等等,这些管理工作往往会被项目负责人和专业负责人认为是一份额外的负担。对于技术人员出身的管理者而言,大多数人更愿意把时间花在设计工作中,过多的管理记录要求可能就是一个负担。理论是完美的,但现实是残酷的,通过多年的实践,完全按照项目管理流程完成每一个节点要求的项目几乎没有。我们都寄希望在设计过程中尽量规避各种各样的问题,而逐步淡化管理的力度。但是只有做到对必要节点的管控,才能保证质量,我们的路才能越走越远。

通过平台里的进度策划,我们可以把原来的项目计划从原来的EXC表格的形式展现在每个项目开始页面,让每个设计人员进入此项目时,随时都可以看到实时项目计划,然后根据这个计划来策划自己的工作,如果项目时间非常紧迫,项目负责人和专业负责人可以按照WBSWork Breakdown Structure)是把项目工作逐级分解成较小的、易于管理的阶段性计划,可以细到哪一天完成某一栋号梁条件图、某个楼梯条件图等等,这样的话可以随时提醒专业负责人和设计人,到点后项目负责人还有落实相关计划是否落实并记录相关信息,随时监控项目进展情况。


对于互提条件,平台也提供相应的提资记录。之前系统是按照流程严格控制提资,也就是说如果上游专业的提资在没有完成相应流程审核的情况下,是不能提供给下游专业的。但是通过实践,特别在目前设计条件下,如果这样要求,可能会严重影响设计进度,所以对于提资管理,我们只要求把提资的内容记录下来备查,同时也让大家养成一个良好的工作习惯,让提资、反提资这个标准动作变为常态和谨慎。

对于校审阶段,虽然我们一直强调过程校审,但是这个工作是否按照要求完成,目前来说应该是缺失的,特别是校对工作,除了恒大项目,因为需要集团内审,在项目完成到内审的一段时间内,整个项目组均需要组织人员进行多次校对修改来满足集团审图要求外,其它项目实际上在施工图外审及甲方内审完成后,项目组基本没有有组织的进行校对工作,就连基本的综合校对工作也是缺失的。实际上,如果我们每个项目能够像恒大项目一样,在完成外审的控制时间后,在一段时间内组织项目组系统性进行一次综合校对和专业校对也是一个必要的规定动作,而这个动作也是可以通过平台校审流程来记录。在信息系统平台里,有一个非常有用工具:批注管理,这个工具可以让校审的每一条意见及时反馈到设计人员的图纸上,并且对于每条意见的处理设计人员也必须回复怎样修改的,而且这些批注处理提意见人外,其它人是不可以删除的,事后校审人员还可以打开图纸逐一检查修改情况。


三、怎样利用信息系统平台的信息数据进行考核

实际上一个项目的好与坏,其实并不是看结果,它可以从项目设计过程的各个环节管控就可以看到结果,这也就是说,过程管控比结果管控更重要,过程考核比结果考核更实在,只有过程管控好才会有好的结果。核是大家反复讨论、实践了许多年的一个话题,这些年,我们的考核大多数停留在于结果为导向的主观上,许多客观过程数据,由于各种技术原因往往被忽略掉了。印象中我们没有因为某个设计失误或某个专业配合不到位而导致整个项目出问题被考核处理过。

在整个设计过程中,我们有三阶段互提条件,有综合校对,有综合定案和专业定案,有校审这几个重要过程管控。而我们的现状是,也许大家都在做,但都是无形的,无任何痕迹的,待项目设计完成,我们根本找不到相关资料,过程考核无从谈起。没有相关信息数据,考核无据可依。通过信息系统平台,我们可以很方便看到每个项目过程管控状态结果,这是一个客观的信息数据,是不可更改和删除的,为强制要求项目按照既定规则进行考核创造条件。这样,项目团队逐渐养成按照规则来行事的习惯,视规则为正常,才能为公司的长远发展奠定的基础。

基于目前施工图设计现状,我们需要提高个人素质,但也不可或缺一大批兢兢业业的绘图员,这就需要设计的组织和管理高效有序。要管理好每个人,除了管理者外,我们必须借助于现代先进的管理工具,才能把事和人都管好。

 

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