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第五项修炼

 ——系统思维与管理

■ 马保静


企业的管理,涉及方方面面。大到战略规划、企业文化,小到一次考勤、培训,事无巨细,似乎都需要管理者考虑周详。

关于管理的理论研究,从1911年泰勒《科学管理原理》一书出版以来,从未停止。管理的书籍,汗牛充栋。管理技术、工具,也随着时代的发展日新月异。大数据时代的来临,也不断刷新人们对于管理的认识。

然而各个企业的管理效果却大相径庭,人们看到的现象或者给出的评价往往简单而直接——“这家企业管理水平高”,“那个公司管理混乱”。但到底好在哪里、差在何处,除了少数研究者,鲜有人能准确说清楚这些问题。许多管理者们,也常常忙碌而疲惫。今天解决财务问题,明天要处理公关危机,市场回落的时候要拼命营销,市场火爆时生产能力又变成短板,不时冒出的产品质量问题,又使得公司的商誉受到损害……

勤奋、爱学习的企业管理者们,付出大量时间、精力和金钱,学习、咨询,希望能为企业的问题找到解决之道。然而令人遗憾的是,似乎没有任何一种手段或方法,可以适用于所有企业。管理者们学到了大量的知识,获得了不少可能是相互矛盾的意见和建议,效果却总是差强人意。

爱因斯坦说:“问题不可能由导致这种问题的思维方式来解决。”

也许是时候换个角度认识世界了。

彼得Ÿ圣吉的名著《第五项修炼中》中提出,面对变化的现代社会,学习型组织具有更大的优越性,能够适应环境变化、自我成长。建设一个学习型组织,需要五项修炼,分别是:自我超越,心智模式,共同愿景,团队学习,系统思考。其中系统思考就是“第五项修炼”,是整合其它几项修炼的基石。

这一次,我们不去探讨管理的理论和技术工具,而是一起来谈谈这第五项修炼——系统思维。


有哪些思维模式?

简单地说,思维模式指的是人们解决问题的方法和习惯。而这些方法和习惯并不是单一的,而有着很多不同的类型。常见的思维模式包括:

线性思维。这种思维方式的特点是认为,一切事情都有因果。问题的产生,一定是由某一个原因造成的。这是一种点对点联系方式的思考,可以解决一些单一的、特定的、可以找到明确答案的问题。比如:电脑内存不够的问题,升级内存就可以解决。

事件导向思维。这种思维模式和线性思维类似,但稍微复杂一些。它认为,问题的发生可能并不是由单一的原因造成的,但生活是由一系列事件构成的,每一个事件,都有其原因,改变事件的原因即可改变结果。这种思维模式的局限性在于,事件和事件之间也许并无关联,也可能相互影响,在事件导向思维之中却没有考虑这一点。事件和事件并不一定构成系统,因此也就无法解决联系产生的问题。

横向思维。这是一种创造性思维方式,其结果是发散的,所有基于横向思维产生的想法都是同等重要的,比如我们常用的“头脑风暴”。这样的思维方式,没有目标也没有终点,可以无限循环下去,但是没有一个明确的控制结构。它可以引发创新,却很难快速找到问题的根源所在并解决问题,需要借助其它思维方式和工具技术予以控制和提炼。

批判性思维。在学习和接受新知识、新思想的过程中,批判性思维是至关重要的。通过反思、质疑、分析事实,然后得出结论。健康的怀疑使我们不会轻易被偏见所误导,从而提高认知的效率和质量。但批判性思维并不是唯一通往答案的路径,单纯的质疑,容易使我们思维窄化,陷入问题本身,反而找不到有效方法。

这些思维方式都是我们认识世界、解决问题的重要方法,它们彼此并无优劣之分。在面对问题时,我们并不会只采用一种思维模式。然而,要更客观、理性地观察世界,更深入地思考和解决复杂的问题,就需要用到系统思维了。


什么是系统思维?

首先来看什么是系统。

可以这样说,我们周围的一切都是系统,或者是系统的一部分。在我们的常识中,很容易认同——宇宙是一个系统,地球是一个系统,人体是一个系统,一座城市、一栋建筑、一套设备是一个系统……

那么,怎样给系统下一个定义呢?

可以这样概括:系统是所有抽象事物和具体事物的组合,以及这些事物之间的相互关系。而一个系统作为整体,其存在是有特定的目的和意义的。

系统具备这样几个特征:

第一, 它总是由一些要素构成。比如宇宙是由星系构成,一座城市有街道、绿化、建筑物、广场、市政管网等。

第二,这些要素之间必定存在某种联系。比如人体的骨骼、肌肉、血液、神经,它们不可能孤立存在,彼此之间一定是相互支持和联系的。

第三,一个系统一定会有某一种功能或者目的。一栋建筑是为了为人们提供活动或生活场所,一所学校是为了满足人们教育的需求,成立一个公益组织,是为了帮助某些特定人群。


了解了系统的这些特点,我们才能理解系统思维。系统思维就是基于对系统的要素、联系、功能和目的的理解,从宏观或者微观角度,全面观察世界、分析问题,并给予相应的应对。

简单来说,无论是“线性思维、事件导向型思维、横向思维”还是“批判性思维”,所思考的对象都是单一的,而系统思维所面对的,一直是多维度的事物,也是多个维度思考的结果。

系统思维必须关照全局。在观察和了解一个系统的时候,不但要分析其构成的要素,也要注意到要素与要素之间的边界。我们往往会对系统的构成要素保持关注,但常常忽略边界的管理,而边界恰恰最容易出问题。在一个组织中,一个部门通常容易做出好绩效,多个部门协作的工作却总是会出问题。原因并不是这些部门的管理不行,而是工作的边界管理出现了盲区。

系统思维必须关注联系。要素和要素之间是如何构成的?其关系可能是相互依存、相互促进、相互补充,也可能是相互冲突的。只有搞清楚这些关系,才能有恰当的应对方式。否则可能会适得其反。

系统思维也要重视环境。一个大系统,可能是一个个子系统构成的,也可能是更大系统的组成部分。了解了这一点,在面对一个系统或者思考一个系统时,才会主动分析其所处的环境或者系统自身对于子系统的影响,并决定如何适应或者利用环境。


可以这样说,系统思维是一种全局观,它突破了点对点的单一模式,在认识世界时,思考要素与联系,不易陷入局部的思维陷阱。在观察问题和思考解决的时候,关注功能与目的,就不至于会失去目标感。这对于理解复杂的事物,解决棘手的问题是很有意义的。


系统思维和企业管理

回到管理的话题。

一个企业其实也是一个系统,三大管理(战略、运营、项目管理)是子系统,各个部门、企业员工是系统要素,我们不能孤立地看待其中任何一个子系统或者构成要素。

在企业这个系统中,战略管理定目标,运营管理使企业平稳线性发展,而项目管理能让企业实现跳跃性发展。这三者相辅相成,三者都要做好,才能长足发展。整天只想着定战略,却没有适合的项目使之落地,或者不关注运营管理和制度建设,企业大起大落,又或者“只管低头拉车,从不抬头看路”,都是缺乏系统思维的表现。

在有的企业中,过分关注管理,反复调整组织架构,不停对制度进行优化完善,却忘记了好的架构、尽善尽美的制度,是为了实现组织目标而非单纯提升管理技术。这就是忘了“系统是要实现特定的功能或目的”这一根本特征了。

也有的企业,架构很合理、管理很适度、员工也很优秀,但就是效益很差。这也是系统出了问题——没有把市场这一大环境因素和企业整合在一起。

所以,对于企业管理者,“线性思维、事件导向型思维、横向思维、批判性思维”都是必要的。但是,如果没有系统思维能力,那么企业的管理必然会被“为管理而管理”的短期行为套牢,成天忙于解决问题,却陷入“头痛医头脚痛医脚”的死循环。

所以,系统思维对于企业的管理者,是必须的修炼。


系统思维的10大障碍

然而,就如同我们认识到人体是一个系统,却总是管理不好自己的健康一样。人们也常常会被自身长期养成的习惯或者固有思维模式所扰,所谓“一叶障目,不见天下”。

相信我们在工作中,常常会遇到这样一些情景,可以称之为“系统思维的10大障碍”。

1. 喜欢速战速决。生活、工作节奏快是事实,但面对问题却不能急于求成。当我们没有完全了解问题的时候就急于解决问题,不但解决不了问题,还特别容易产生新的问题。如:客户要一个变更,直接就给一个变更,不考虑与之相关的影响和后果,最终可能导致成本增加或者质量问题。

2. 创可贴式解决方案。我们都知道,创可贴只是一种暂时处理伤口的方式,如果只是把伤口掩盖起来,症状可能暂时消失,但感染却在持续。这时如果不注意采取下一步的治疗措施,就可能造成严重的感染。例如:出现一次质量问题,仅就这个问题的后果解决和处理,接下来却不总结反思、改进质量管理,那么问题还会重复出现。

3. 基于单一原因做选择,比如常常受制于预算、截止日期等因素。这是一种线性思维模式,只能短期解决单一的问题,快速完成单项任务,却不是最好的解决方法。对于长期、系统的改进,没有任何帮助,甚至造成更多的问题。

4. 试图找到快速的解决方案。面对问题或任务,来不及或者不想多方案比较,选一个最快的方案,这也是一种线性思维模式。随之而来的,大到战略决策失误,错过最好的商机;小到在小事上犯错,都是匆忙惹的祸。

5. “Who care?”这在很多发展多年的企业中变成一种通病。官僚主义、本位主义使企业的管理者没有求知欲,缺乏想象力和创造力,没激情,对问题无动于衷。应对变化反应迟钝,面对市场心虚怯懦,最终让组织陷入僵局,变得毫无活力。

6. 陷入数据陷阱,分析瘫痪症。这是很多技术型企业容易踏入的陷阱。以为收集更多的数据就可以自动解决问题,各种绩效数据、统计报表铺天盖地,却忽略了最为关键的一环——分析数据、总结经验、展开行动。于是乎本末倒置,用统计替代管理。

7. “你想多了”——不赞成突破舒适区。这是一个比较隐蔽的问题,“如果一个东西没有坏就不要去修它”,在一些进入平稳发展阶段的企业尤其如此。发现问题、提出问题者,常常会变成另类。“保守、拒绝改变”有时会被“含蓄、谨慎、不激进”这样的正面词汇所掩盖,不知不觉中让企业变得守旧和落后。

8. “顾不得其他了,先管好自己吧”。这是大企业病的一种,部门之间的利益冲突造成所有人都不顾组织目标,只考虑自身利益,陷入“输—赢”模式,忘了自己是系统的一部分。

9. 回避冲突。其乐融融的组织氛围固然能使员工心情愉快,但一味追求和平主义,为了保持表面的团结而不去面对问题和冲突,并不能从根本上改善组织的管理。内部环境和谐是系统思维要考虑的,但系统存在的目的,更不能被忘记。

10. 长官意识凌驾于理性分析之上在中国文化语境中,尊重权威和上级是顺理成章的事情。然而很多时候问题的解决不能仅依靠一个大脑,而需要通盘考虑、群策群力。服从于权力,“因为领导这样想所以我就这样做”,也是一种线性思维。这无助于组织面对问题,解决问题。


10个关键点迈进系统思维的世界

那么,怎样才能突破障碍建立系统思维,从而改善管理呢?

以下几个关键点,也许可以让我们迈出系统思维的第一步。

1. 超越只看一个点、一件事的思维模式世界是多元的,并不存在单一孤立的事物,任何的事件也不可能独立存在。“蝴蝶效应”大家都了解,蝴蝶和飓风是貌似独立的事物,但最终引发飓风的,恰恰就是蝴蝶翅膀的扇动。

2. 在系统里,所有事物都是相互联系的。在系统思维的世界里,联系可能比要素更为重要。改变要素的联系,可能就会改变系统。例如,与其要求各个部门改善自己的绩效,提高员工的素质,不如一起来分析一下跨部门工作流程的合理性,改善流程也许比要求员工积极努力更为有效。

3. 每一个行为都会产生意想不到的结果,与其匆忙找到快速简单解决问题的方法,不如花时间仔细分析一个系统。对于绩效至上的管理者,这一点是尤其需要引起重视的。只有经过系统思考得出的解决方案,才对组织最有利。要想真正彻底解决问题,只能从系统入手,分析清楚是战略的问题,还是运营的问题,抑或需要一个改革项目。审慎决策好过匆忙犯错。比如,改善某一方面的工作绩效,不能简单地仅就这一个方面立刻拟定一个管理制度,做“打补丁”式的管理改进。制度的建立与推行可能会对长期运营产生影响,这就不是建立一套制度的问题,而要分析运营和战略的匹配,最终决定是否需要这套制度。

4. 如果要改变一个系统,改变要素之间彼此的关联和功能,比改变要素更有效,甚至会创造一个全新的系统。海尔推行的“阿米巴经营模式”就是这样典型的案例。同样的企业,同样的员工,仅仅是做了一次组织结构调整,整个企业就走向了彻底不同的发展路径,甚至产生了一种新的组织模式。

5. 关注系统目标,随时对照检查,不要轻易降低标准。在管理中,系统思维是目标导向性的。所谓“初心”就是目标,就是系统之所以存在的意义。不管是创造引领潮流的产品也好,为股东盈利也罢,或者在管理改进的时候定下的一些指标,管理者都需要时常回顾检视,组织行为是否偏离了这些目标。如果达不到,就想办法达到,而不是轻易修改目标,降低要求,从而与“初心”渐行渐远。

6. 关注子系统,让各个子系统的目标与系统目标一致。一个企业,一个组织,就是一个不断发展变化的有机体。这个有机体,也是由很多个更小的有机体构成的。有时候它们的成长速度令人始料未及,但也不可避免会偏离组织的目标。比如销售团队追求超高的营业额,研发部门只顾埋头做研究,成本部门一味追求控制成本……。如果没有意识到这些子系统是为了更大系统的目标而存在的,就很容易放纵某一些部门只顾自身利益,侵占更多的组织资源,甚至损害企业整体利益。因此作为管理者,必须要随时高度关注各子系统的发展变化,让整个系统生态平衡,从而使组织均衡、健康成长。

7. 深入且以开放的心态多角度观察问题,可以增加持续有效解决问题的可能性。一位企业家朋友说过自己的感悟:在企业发展道路上,“决策要慢、行动要快”。用系统思维方式解读的话,可以理解为——基于开放心态、多角度分析的决策,需要考虑系统内部所有要素、联系以及内外环境,必然是一个“小火慢炖”才能酝酿出的结果,这样的结果才可能带来精准而快速的行动。

8. 要解决复杂的问题,应该首先审视系统,不断提出新问题以深入理解面对的问题。我们都知道“丰田五问法”,这不但是一种结构化的方法,也更是一种系统思维模式。我们不能相信一个问题是由单一原因造成的,因此需要不断发问,通过连续提出新的问题,最终找到根本原因。在管理中,这必须成为一种习惯,以避免得出简单或错误的结论。

9. 最好的系统是充满活力的,有能力自组织,有能力自我更新。有两部电影是大家所熟知的,一部是《复仇者联盟》,另一部是《红海行动》。这两部电影里的团队,代表了两类不同的团队。一类是规模可以无限扩张的大团队,另一类是小而精的敏捷团队。他们都有这样的特点:多元、包容、活力和自组织。在面对变化的时候,可以迅速调整、快速应对。这就是一个好的系统,也是一个组织应该追求的方向。

10. 系统思维是一种“长期主义”。对于系统思维而言,没有最终确定的答案。一个答案也许是一个新问题的开始。在管理中,我们需要这样的一种“长期主义”。当我们用系统思维审视世界的时候,用系统思维思考企业发展的时候,会发现,源源不断出现的不仅仅是问题,可能也是挑战甚至机遇,它们正是企业通向美好未来的阶梯。这难道不是一件特别有意义的事情吗?

 

我们都学过这首古诗:“离离原上草,一岁一枯荣。野火烧不尽,春风吹又生。”辽阔草原,万物共生,四季轮回,生生不息——这就是系统的力量。


参考书籍:

11堂极简系统思维课:怎样成为解决问题的高手》(罗)史蒂文Ÿ舒斯特

 

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